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汕头正超电器有限公司ERP项目一期工程总结


时间:2006/9/20 16:32:55  点击率:9911  字号:


一 完成的主要工作
 
    1 工作过程
    一期工程从2005年1月开始,12月结束。由于组织机构的变动,在重在实效的思想指导下,工期适当的有所放慢。整个一期工程分成下列几个阶段:
    (1)2005年1月---2005年2月为第一阶段,主要任务是物料编码和仓库数据的初始化,同时完成了人事档案、客户信息、供应商信息、设备台账、销售合同等业务的建立工作。第一阶段的标志性工作是仓库系统的顺利切换。
    (2)2005年3月---2005年6月为第二阶段,主要完成的工作是狠抓了工程设计及生产计划系统。同时完成了仓库管理、销售管理、进货检验、应收/应付账款等工作。标志性工作是工程设计和生产计划流程的顺利执行。
    (3)2005年7月---2005年10月为第三阶段,狠抓了数据的准确性,特别是应收/应付账款数据的准确性,完善了相应的企业管理制度。同时对成本核算模块及与K3的接口进行了调试,由于内部新博网投平台管理及机构的改变,实际成本核算没有达到实用的效果,经同财务部及公司领导协商,实际成本核算移到二期工程实施。标志性工作是应收/应付账款数据的准确和系统的不断完善。
    (4)2005年11月。对一期工程的软件程序进行了测试,对用户反馈的问题进行了分类分析,组织了针对性人员培训、现场交流和程序修改,到12月24日,所有用户反馈的问题处理完毕,并将处理意见及程序修改结果向各相关部门以电子文档的形式向用户答复。
    (5)2005年12月。配合公司事业部改革,将原有的ERP系统拆分成新博网投平台公司一套ERP系统,6套事业部的ERP系统。同时对各事业部的操作人员重新进行了一轮培训,到2005年12月底,各项工作基本就位,实现了平稳过渡。
    2 按计划实施完成的模块清单。
    按照ERP项目一期工程合同的要求,共实施了如下系统:
    (1)基础数据管理子系统
    (2)销售管理子系统
    (3)销售报价子系统
    (4)生产计划子系统,主要是物料采购类物料的生产计划,包括工程设计、需求计划、采购计划、限额发料计划。
    (5)采购管理子系统
    (6)仓库管理子系统
    (7)配套及缺件分析子系统
    (8)质量管理子系统,主要是进货检验
    (9)设备及固定资产管理子系统,主要建立了固定资产台账。
    (10)人力资源管理子系统,主要建立了人事档案系统。
    (11)应收/应付帐款管理子系统
    (12)成本核算子系统,主要是材料成本核算、成本汇总、材料成本分析。
    (13)系统维护工具
    3 原属于二期工程的工作,因需要提前到一期工程完成的模块。
    (1)综合信息查询系统。
    (2)设备及固定资产管理中的固定资产折旧。
    4 原属于一期工程的任务,因故调整到二期工程完成的模块。
    (1)装配类车间管理。
    (2)材料成本核算的实际运用。
    调整原因说明如下:
    (1)装配类车间管理,原计划一期工程第三阶段在配电、成套事业部推行,而进入7月份之后,这两个事业部的生产任务非常繁忙,无力完成装配工艺路线等基础工作,根据公司领导尽可能不影响生产的指示原则,将这一部分调整到二期工程进行。
    (2)材料成本核算。这部分的程序已经培训,也在7-8月份进行了试运行,但由于各事业部之间的内部新博网投平台没有完全按市场化原则运行,内部新博网投平台合同是事后签定的手工合同,失去真正材料成本核算的意义,核算的结果缺少真实性和实用价值。经与财务部协商,结合这次事业部改造,在二期工程中真正实用。
    5 免费提供的模块。
    (1)简易PDM系统,主要用于电气工程设计。
    (2)工艺路线管理模块。主要用于机柜事业部材料定额的管理,这点在制定柜体产品内部新博网投平台价格上起到了重要作用。目前母线产品的内部新博网投平台单价也采用该方法确定。
 
二 实施效果描述
 
    从优化和规范管理流程、提高劳动效率、缩短生产周期、减低成本、加强新博网投平台公司对各事业部控制力等方面对ERP一期工程的实施效果进行描述:
    1 基础数据管理。
    (1)统一了全公司的物料编码,物料名称、型号规格等属性信息也得到了规范,支撑了整个公司信息化的基础。经近1年的使用,物料编码可以满足设计和生产要求,同时培养了编码员,建立了全公司的编码规则,形成了公司的标准技术文件。
    (2)建立了全公司的动态价格库,解决了以前公司在报价、采购、成本核算上价格不一致的问题,为今后新博网投平台公司控制各事业部的采购成本提供了手段和平台。
    (3)花了较大的力气建立了电气方案库,实践证明该电气方案库的建立为销售报价、工程设计、定额成本评价提供了依据,提高了标准化程度,也加快了上述业务的工作速度。假如没有电气方案库的建立,按我公司电气工程师的人数和技术水平,很难支持正超公司2005年业务量的高速发展,同时使用电气方案还减少了设计的差错率。在二期工程中,还要再下力气完善电气方案库,使之更加实用。
    2 销售管理。
    (1)规范了销售的业务管理流程,狠抓了以合同生命周期为主线的销售过程管理,合同的定货、交货期的变更、销售发票、发货、回款、售后新博网投平台全部纳入销售合同管理档案中,合同的执行状态清晰、透明,很容易看出中间存在的问题。
    (2)狠抓了回款和收款预测,对应收账款进行了重新定义,同时为了保证应收账款数据的准确性,出台了相应的管理制度,明确了岗位责任,对中间的过程进行了必要的监控,实践证明效果是明显的,如果没有这方面的数据支持,2005年11月底事业部的重新划分将会有许多算不清楚的地方。
    (3)提供了销售异常的查询功能,在郑经理的督导下,对预付款未到、发货后款未到、质保金未到的合同进行了严格的监控,同时统计销售合同协议收款日期同实际收款日期的差异,用于考核销售员的工作业绩,这些措施保证了新博网投平台公司收款资金流。
    (4)对销售费用的管理也很精细,建立了销售费用分摊的制度,从而为控制合同的销售成本提供了数据依据,也为今后新博网投平台公司控制各事业部的销售费用提供了工作平台。
    (5)严格执行了按销售发货计算销售收入的原则,规范了发货管理和成品仓库,可以计算成品库存积压等,这些都使我公司的销售管理流程更加优化。
    (6)从同类企业相比,我公司的销售管理的精细程度在行业内处于先进水平,这一点除软件因素外,市场部郑琼雄经理和财务部吴润舟经理功不可抹。
    (7)使用电气方案进行销售报价,该项工作在事业部没有划分前一直在试运行,事业部划分后开始实际运行,能满足销售报价的要求。
    3 采购管理。
    (1)使用ERP系统,改变了传统的管理模式,特别是去掉了物流中心的计划职能,增加了采购的送检工作,使计划、采购与仓库上下游工序之间的监督更加有效和通畅。
    (2)规范了采购、进货检验、入库、处理采购发票、付款的业务流程,出台了相应的管理制度,使采购业务更加规范。实践证明这条业务流程是科学的、实用的和有效的。改变了以前手工管理的混乱局面。
    (3)采购的工作效率有了较大的提高,主要表现为:①采购计划由各事业部的计划员提供,数据来源于工程设计,物流中心不再作采购数量的汇总,减少了大量的计算时间;②采购数据来源于设计,杜绝了以前由于采购员原因造成的差错,减低了采购损失成本;③编制采购合同来自于采购计划,不用手工抄写采购定单,大大提高了工作效率,同时还杜绝了由于采购员的原因造成的多采、漏采和库存积压;④严格按照采购合同收货和送检,杜绝了人情采购和收货,对采购资金的使用更加合理。
与同等规模的企业相比,我公司采购员人数是比较少的,采购员的工作效率相对来说还是比较高的。
    (4)将物料采购从事后控制变成了事前控制,使采购控制更加有效,审批手续得以简化。在这种模式下,专门在物流中心之外设置了价格审核员审核采购单价,使采购价格的审批更加科学、透明和规范,基本上杜绝了由于采购员个人原因(价格虚假与不实)造成的采购损失。
    (5)在供应商管理上,规范了供应商的档案,狠抓了采购协议的管理,同时对供应商采购赊销度和赊销期限的管理进行了探索,取得了有益的经验。为了更加有效的利用供应商的资金,二期工程将对采购赊销度和赊销期限的管理形成制度,用公司有限的资金支持更大的发展规模。这里面可开发的空间还很大。
    (6)对付款及预付款的管理更加科学,可以进行付款预测,使财务部有效的运转流动资金成为可能。
    4 仓库管理。
    (1)规范了仓库管理的工作流程。建立了仓库主管、账管员、配送员的三级管理体系。使原有公司的领料制模式跨越到配送制模式,改变了原先仓库只管数量不管理金额的做法。仓库制作了仓库卡,要求做到账、卡、物一致,但目前受仓库场地等因素的限制,部分物料还没有挂上仓库卡,在二期工程中,要进一步加强落实,真正作到账、物、卡的严格一致。
    (2)在仓库推行了限额发料出库的配送制方式,这样使工程的成本归集成为可能,为实际材料成本核算奠定了工作基础。
    (3)建立了财务专职审核入库单和出库单的监督管理模式,使仓库账同财务账达到了一致,从而保证了仓库数据与成本核算数据的准确性。
    (4)推行仓库按限额发料单进行缺件报警的生产预警机制,进行5日报警、3日报警和1日报警,可以提前有目标的发现采购缺件情况,缩短装配的停工待料时间。这项工作在其他厂运行的效果非常明显,但在我们公司效果不是很理想,主要原因在于个别人员认为该工作不是本职工作,使用的主观能动性较差,希望在二期工程中加以改进,这个问题不彻底解决,缩短装配生产周期就不太可能,当生产规模上去以后,随机而来的就会出现大量的合同拖期,直接影响着企业的经营和信誉。
    (5)管理了仓库的呆滞物料,并对呆滞物料进行必要的清理。
    (6)每月对库存资金进行统计,分析库存资金的占压程度及趋势,从而为减少流动资金的占压提供了手段。
    5 应收/应付账款管理。
    (1)对应收/应付账款进行了重新定义和规范,制定了控制应收/应付账款的工作流程和管理制度,对原有的手工帐目进行了清理。同时与K3系统相互对比,确保数据的准确性。从而是新博网投平台公司的资金流处于安全可靠的控制状态之中。在吴总的亲自领导下,财务部吴润舟经理作了大量细致的工作。
    (2)开展了对应收账款和应付账款的预测工作,为二期工程开展财务预算及预算控制管理打下了良好的基础。
    (3)对资金的进出进行了动态分析,探索其运行规律。同时对应收账款提供了账龄分析工具,可以有目标的跟踪和控制长期欠款。
    (4)与同类企业相比,我公司的应收/应付账款的管理工作是相当好的。
    6 工程设计和生产计划。
    (1)我们采用了以电气方案为基础进行电气工程设计的做法,实践证明是切实可行和高效的,表现在如下方面:①以电气方案为基础进行工程设计,加快了设计进度,特别是对比较规范的产品,其优势更加明显;②优化了公司的设计新博网投平台,将被动工作转为主动工作,例如:原吴育经理领导的配电事业部,在二次图迟迟不到的情况下,主动的将二次元件明细表传真给设计院,确认后直接进行二次设计,这样可以大大缩短设计周期,加快合同的交货期;③设计人为的差错率明显减少,凡甲方未指定的物料均采用标准电气方案上的物料,电气元件多、漏现象明显减少;④由于采用了电气方案上的标准电气元件,元件质量有保证,采购成本也相对来讲比较低。
    在二期工程中,要把电气方案库的完善和优化放在一个重要的工作来抓好,把它上升到电气标准化设计的地位来重视,使之更加实用和便利。
在推行电气工程设计时,原配电事业部在吴育经理的领导下,设计人员很快掌握了ERP工程设计的方法和流程,在6月份以后的生产高峰期,充分发挥了ERP的优势,在没有增加人员的基础上完成了电气工程设计任务,就是一个很好的体现。
与同规模企业相比,我公司的电气工程师人数上相对来说比较少,能取得去年的工作业绩是相当不容易的。
    (2)整个生产计划流程运行的比较顺利。每个事业部只有一个计划员,完成了需求计划、采购计划、限额发料计划的编制,大量的计划数据运算让计算机代替了,节省了大量的人力,ERP的优势在这个方面得到充分的体现。
    (3)使用ERP编制采购计划,采购的数量、品种得到保证,采购环节由于人为因素造成的采购损失被杜绝,采购成本也较低。
    7 成本管理。
    (1)一期工程建立了全公司统一的动态价格库,该价格不仅用于销售报价,还用于采购合同的审核、定额成本的计算等业务,实现了全公司唯一的价格体系,并且建立了价格维护制度,使全公司成本分析和审计有了一致的标准,这为二期工程的成本控制创造了有利的条件。
    (2)对机柜产品的定价采用材料定额方式核定内部新博网投平台价,实现了原材料单价与半成品动态价的联动。提高了内部新博网投平台单价的制定速度。
    (3)在成本归集方面,ERP的数据与K3的凭证数据实现了自动传递,减少了财务专职作凭证的工作量,并且实现了ERP数据与K3账务数据的一致。
    (4)一期工程中材料成本核算模块进行了试用,由于机构的调整及内部新博网投平台规则上的原因没有实现实作,经与财务部及公司领导协商,实作放在二期工程完成。
    8 质量、人事及设备。
    (1)建立了人员档案及固定资产台账,按期完成了一期工程的任务。
    (2)原二期工程中固定资产折旧的实施工作也放在了一期完成。
    (3)按一期工程的要求,完成了进货检验和成品检验,可以进行质量统计及不合格原因分析。
    9 综合信息查询。
    (1)完成了单ERP系统的综合信息查询系统,分类建立了综合信息查询体系,整体反映了公司销售、生产、采购、仓库、应收/应付账款等多方面的信息。
    (2)综合信息查询重在分析和发现异常情况,使原先隐蔽的问题能充分暴露,初步实现了防范目的。
    (3)综合信息查询采用了追踪式查询的操作方式,即有统计数据,也有分析数据,还可以追踪到明细。
年末事业部机构的调整,迫切需要新博网投平台公司的综合信息查询系统,我们已经把它列入ERP项目二期工程的重要任务,软件供应商正在加紧软件开发工作,力争春节后开始调试和使用。
 
三 取得的经验及值得总结的地方
 
    1 公司领导的直接参与促进了一期工程的开展。
     一期工程在实施过程中,吴总、陈总亲自过问,对公司的管理体制指明了方向。特别是吴总亲自抓应收/应付账款的管理制度和数据准确性,对ERP的推进起了很大的作用。
    2 ERP核心实施小组对一期工程的推进起了很大作用。
    从人员的整体素质上讲,我公司中层干部及业务骨干的能力在行业内同规模企业中并不占优,有开创性工作能力的人员不多,相对来讲比较闭塞。如果没有ERP核心工作组的直接参与,项目很难推进。如果说ERP项目一期工程基本成功的话,应该讲ERP核心小组起到了很大的推动作用。
    3 ERP的推进同管理制度同步。
    在ERP一期工程实施过程中,核心小组在冯教授的领导下,ERP推进同优化业务流程、管理制度建设、人员培训相结合,形成了20多份生产管理制度,规范了各部门业务人员的操作行为。同时一些好的作法得到了坚持和推广,从而保证了ERP的实施质量。另外,ERP核心小组坚守实用第一的原则,软件测试过了不能算数,实际运行了才算通过。
    4 值得表扬的员工。
    在一期工程的实施中,涌现了许多爱厂敬业员工,通过ERP的使用,提高了他们运用现代生产管理技术组织生产的能力,这批人才是企业今后腾飞的基础。例如:
    (1)在中层干部这一级,郑琼雄、吴润舟、吴育、申亮、黄海等已显示出很强的管理才能。
    (2)技术骨干这一层面上,陈炎亮、陈煜彬、陈郁文、陈伟浩相当不错。
    (3)生产管理这方面,李志彬、蔡瑞龙、曾繁金很有办法。
    (4)信息中心陈立庆、郑腾达积极参与ERP实施,处理ERP中出现的问题也非常在行。作为ERP软件维护工程师,郑腾达的进步很快。
    (5)还有一些普通员工,通过ERP的实施,对工作的认知程度和敬业精神也非常好。例如:陈世娟、林玉娜、陈文琪、王淑云、刘英、胡梦玲等。
    5 软件供应商的作用。
在一期工程实施期间,由于公司机构的变动,人员的调整等各方面的因素,使原来一套ERP的实施任务变成了两套,进而又变成了七套,无形之中实施的工作量增加了几倍,特别在人员培训上花费了很大的精力,12月初事业部改制,本属于二期工程的工作,软件供应商在没有签定二期工程合同的前提下无怨言的开始工作,到12月底已基本上完成了各事业部的平稳过渡,这于软件供应商的配合精神和态度是分不开的。
    6 存在的不足
    (1)一期工程在有些部门实施的相当不错,例如市场部、原配电事业部、物流中心、财务部、人力资源部。主要原因是这些部门的领导有办法,抓的比较紧,监控和督促力度大。也有个别部门实施效果就不是太理想,根子还是出在领导上。
    (2)一期工程重视了业务流程管理,对使用ERP进行管理问题分析还作的不是太够,许多部门仅仅满足了使用,对如何发现生产异常,如何利用统计数据分析管理中出现的问题还不够,在二期工程中要加强这方面的工作。
    (3)还有一些贯彻不利和走样的问题。例如大家都知道缺件分析好,配送制优于领料制,在个别部门就是走样,拿出这样那样的理由不执行。二期工程一定要解决好这类问题,凡是新博网投平台公司必须控制的地方,要坚决贯彻下去。
    (4)一期工程在测试中还发现部分程序在速度、稳定性和操作便利性上存在问题,对已提出来的内容,软件供应商已作出了修改、优化和改进。核心小组要求软件供应商在二期工程中要重视这种情况,切实提高程序的质量。
 
四 对一期工程的结论
 
    正超ERP项目一期工程,经我公司和软件供应商12个月的努力,4条业务主线共计14个子系统已基本实施完成,除原一期工程的材料成本核算模块因事业部调整等原因没有实际使用外,其他子系统绝大多数功能已上线运行。ERP核心小组在认真分析了各测试小组的测试报告及供应商对测试问题的反馈、实地考察了每个子系统的实际使用情况后,经集体讨论得出如下结论:
    1、ERP系统一期工程完成了原合同规定的13个子系统,又将原合同中二期工程中综合信息查询及固定资产折旧提前到一期工程完成,免费实施了工程设计及工艺路线模块。原合同一期工程中的材料成本核算及装配车间管理,因机构调整等原因仅作了调试和试运行,没有实用。
    2、ERP系统一期工程是以ERP先进制造业生产管理理论为指导,根据国内企业ERP的应用情况,针对高低压开关成套设备企业的生产特点,以《ERP项目一期工程软件设计任务书》为蓝本,符合国内流行开发环境的ERP软件。通过实施ERP系统,规范了我公司生产流通环节中的各类票据和报表,明确了工作岗位,加强了基础管理,初步达到了预期目标。
    3、对电气元器件的工程设计和生产计划,经ERP系统上线运行,其功能的覆盖面、数据的准确性、系统的可靠性、操作的灵活性已得到基本验证,达到了实用程度,大大节省了人力,数据的准确率也比手工作业方式提高很多。
    4、ERP项目一期工程,提升了我公司的销售和采购业务的管理水平,实现了由定性管理向定量管理的转变,在应收/应付账款的控制上取得了明显的效果。
    5、ERP项目一期工程,对电气元器件,基本达到了控制库存、缩短采购周期、降低生产成本的目标。系统引入了配套库存的管理方法,建立了装配缺件和加工缺料的分析机制,实现了库存物料的限额配送。
    6、ERP项目一期工程,提供了应收/应付账款的预测分析功能,使流动资金的运用更加科学。
    7、ERP项目一期工程,已经接通了与K3财务软件的数据接口,减少了财务人员制作凭证的数据量,为二期工程的实际成本核算打下了坚实的基础。
    8、ERP核心小组成员一致认可西安启源软件技术有限责任公司对ERP项目的负责精神和工作态度
    9、同时还应该看到,一期工程在个别部门的使用还不是太理想,需要在二期工程中注意管理思想和方法的培训。
   10、根据目前公司事业部改造的实际情况,经与西安启源软件公司协商,并争得公司领导的同意,一期工程同二期工程一齐作最终的验收。认可一期工程的工作基本完成,开始二期工程。
 
五 2006年工作思路
 
    按照新博网投平台公司2006年企业信息化建设的总体要求,从2006年1月开始ERP的二期工程,同时择机在机柜事业部开展产品数据管理(PDM)的工作,计划2006年底完成。ERP二期工程, 由一套新博网投平台公司的ERP系统和若干套事业部的ERP系统组成。建成能够适应新博网投平台公司、事业部二级管理体系的信息支撑环境。管理工作要算的清、管的住、可预测,努力做到缩短周期、减低成本、提高对生产的可控能力。
新博网投平台公司的ERP系统要做到:
    1、要建立完善的成本核算体系,实现产前成本预测、产中成本控制和产后成本分析。确保成本核算数据的准确、完整和对成本异常的监控分析体系。
    2、建立一套以财务新博网投平台指标为核心的事业部业绩考核评价体系。
    3、使用ERP的技术和方法,控制好新博网投平台公司的应收/应付账款,提高销售回款率及供应商资金的使用率。使有限的资金支撑公司更大的发展规模。
    4、建立和完善劳动力工资总量的控制体系,提高员工的劳动生产率。
    各事业部的ERP系统要做到:
    1、使用ERP系统使各事业部的组织机构、工作流程、工作岗位的管理更加规范和优化。让流程约束人,让制度管理人,一切让数据说话。
    2、应用ERP先进的管理技术和方法,在缩短生产周期、减低生产成本、提高对生产过程的可控性方面要有切实可行的方法。
    3、建立对事业部各类员工的业绩定量评价体系。激励先进、淘汰落后。
    4、建立完善的事业部成本核算和控制体系。
    5、建立完善的产品质量控制体系。
    详细内容见《汕头正超电气有限公司ERP项目二期工程软件设计任务书》。
 
 
 
 
 
   ERP核心工作小组
2006年1月6日
 
 


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