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厦门协成实业有限公司ERP一期工程工作总结


时间:2006/9/20 16:39:04  点击率:7258  字号:


    ERP一期工程第二阶段的工作,从2006年3月1日开始,到现在已经运转了近4个月,我们就第二阶段ERP项目的运行情况进行清点,目的是总结成功的经验,找出存在的不足,为下阶段更好的推进ERP工作新博网投平台。
 
一、取得的成绩及不足
    ERP一期工程第二阶段的工作目标基本上完成,由于种种原因从进度上比原计划推迟了近1个月。总体感觉到成套销售部、元件销售部、商务部、采购部、财务部、仓库、生产管理部的各项工作均有条不紊在进行,客新博网投平台中心的工作稍显不足。完成的主要成果如下:
1、基础数据管理
    主要指如下几个方面:
    (1)物料编码。第二阶段通过建立电气方案库和工程设计的使用,验证了第一阶段的物料编码工作是成功的,3-4月份增加的物料编码相对较多,5月份之后逐步减少,没有出现由于物料编码问题而影响ERP推进的情况。
    ERP核心工作小组提出对负责物料编码的冯利平经理和陈亚娟、许凯进行表扬。冯利平经理对物料编码原则的修订和处理编码中出现的问题进行了大量的工作,对原有的编码原则进行了补充和修订,陈亚娟为了推动ERP的工作进展,多次承担本应是其他部门的工作,且工作积极,任劳任怨。许凯更是在身兼多个工作的情况下及时完成部门编码申请的编制工作。
    物料编码中也有不足的地方:前期编码的重复对我们工作带来了影响,通过分析排除,这部分已经得到妥善的解决。在目前完成的41210种物料的编码中,还存在少量原其它单位带来的而我公司用不上的编码,这部分编码要同各部门沟通一下,确信无用者要进行删除,以免影响数据的检索效率。
 
    (2)物料基础价格库的建立工作。财务部从成本管理的角度,最近加紧了对物料的基础价格库的建立工作,以待形成了公司的初始计划价库。这方面财务部王永梅的工作是值得肯定的。截止目前对7000多种物料的定价进行了积极准备工作。
    存在的不足:由于公司是第一次建立厂内计划价,数据来源主要是物流,财务人员对采购物料的价格数据不熟悉,某些定出来的计划价与实际采购单价偏差较大,希望和采购部配合确认。
 
    总之,我公司的基础数据的管理工作,从无到有,有了一个良好的开端,希望这方面的工作继续下大力气抓下去,垒实我公司信息化管理的根基。
 
2、销售管理
    销售系统外已全面上线运行,截止到目前共建立了47条关系人信息、500条客户信息,管理了2059份合同(其中2006年新合同717份<成套85份、元件606份、客服中心26份>),截止目前,2006年新签合同717份,合同金额 4216.33万元。本年发货701笔,2974.98万元。本年开出发票628笔,开票金额2995.99万元。本年回款323笔,回款金额3156.15万元。从去年到现在输入销售费用数据1178笔,销售费用55.9万元(本年度发生104笔,共3.14万元)。
    销售系统中的客户管理、合同管理、开票通知、发货管理、回款管理、销售费用管理已全面正常运行。
    存在的不足主要有如下几个方面:
    (1)市场信息管理中,除开始建立的47人的关系人信息外,市场信息数据基本上没有建立起来,希望在后续把这方面的工作抓好。
    (2)售后新博网投平台的管理工作虽然已经正常化,但由于客服中心人手问题,一些基础工作还没有彻底落实,比如对发货数据的维护。虽然经过多次沟通,效果不是很明显,希望这部分厂里能在后期积极进行落实。
    (3)销售报价的工作。程序在4月份已经调试完成,5月份开始试用,现在已经正式应用。基础报价工作做的较好,不足是还存在一部分的报价价格没有维护完整,对基础报价人员的工作效率产生影响。商务报价由于算法的设定差异,导致一段时间工作人员的积极性不高,通过我们的协调和改进,这部分已经得到解决,希望在后期使用过程中,能重视这部分的使用。
    (4)在合同管理环节中某些地方存在脱节的情况。主要是对于合同交货期的变更没有一个很好的习惯去落实,也没有很及时地对系统的交货日期和协议日期进行更新,这对于我们某些合同的交货准时率和货款的回收预测都产生了影响。
销售部的陈亚森、张雪香等同志表现不错,特提出表扬。
 
3、仓库管理
    物流仓库从2005年9月份开始正式运行,成品仓库从2005年11月开始正式运行。截止到目前,全公司的仓库系统已全面开始上线运行,从运行的情况看,取得了如下成果:
    (1)仓库的库存数据已基本准确,仓库卡也建立起来。
    (2)仓库的入库/出库/移库/盘点/月末处理工作已经通畅。
    (3)物流仓库已实行了限额配送的仓库管理方式,对车间的新博网投平台水平有了实质性的提高。
    (4)仓库树立了价格和成本意识,不仅要管理数量,也要管理金额。
    总体上看,仓库运行的效果还是比较明显的,取得了不少成绩。黄秀宏何建明同志工作不错,值得表扬。
    仓库管理还有许多方面需要改进:
    (1)对呆滞物料需要进行盘点和清理。
    (2)对新物料的仓库卡需要及时补充,保证帐-卡-物的一致性,减少工作失误。
    (3)由于平时业务工作的繁忙,仓库目前还仅停留在对日常工作的管理上,对仓库的分析工作还有待于提高,这部分我们软件供应商也有责任,这部分工作我们会在以后的工作中积极补充。
4、采购管理
    截止到目前,共建立了446个物料供应商档案信息,输入/审核了141份采购协议。下达采购计划2758.33万元,编制采购合同3391份,2871.24万元;采购入库4767笔,2550.00万元;处理采购发票555份,2255.42万元;采购付款404笔,2289.45万元(含期初数)。
    从采购管理的使用情况看,物料供应商管理、采购合同、送检、采购入库、采购发票处理、采购预付款申请、采购付款处理等工作基本上能按流程操作,这方面刘经理和林经理抓的很紧。
    出现的主要问题有:
    采购员对自身订单的执行情况督促意识缺乏,对采购拖期合同没有形成良好的分析跟踪习惯,导致许多合同一直挂帐未回。
5、应收/应付帐款管理
    应收/应付账款的管理工作,在财务部、销售部、采购部的大力配合下,取得了成效。应付帐款的管理工作从2005年9月份就开展起来,应收账款的管理工作执行时间比较长,这两个方面运行的都比较顺利。截止到目前,共有551个合同有销售应收账款,金额为2928.11万元。采购应付账款1171.53万元。
    从整体上看,财务部的工作比较及时,这与刘经理工作抓的紧,财务人员工作负责有很大的关系。
    另外,财务部还完成了如下工作:
    (1)正在初步建立厂内计划价。
    (2)完成了ERP与K3的数据接口工作。
    存在的问题:计算的采购应付帐款还不是很准确,存在个别供应商由于起初遗漏款项的情况,希望这个工作近期找出问题,信息部配合解决。
 
6、电气方案库的建立
    从系统上线,工程技术人员就开始建立电气方案库,截止到目前,完成了XGN(51种方案)、MLS(178种方案)、KYN28(421种方案)、GGJ(52种方案)、GGD(173种方案)、GCS(37种方案)、GCK(123种方案)、GCJ(52种方案)的电气方案库的建立工作,覆盖了其全部主导产品。
    通过对电气方案库工作的建立,使设计人员树立了成本概念,设计人员不仅要考虑自身技术上的问题,同时还要考虑采购、生产、成本上的问题,使企业的整体成本最优。
    在电气方案的建库工作中,杨达龙经理起到了很大的推动作用,特提出表扬。
 
7、工程设计
    从2005年10月份开始,设计部门共完成了765个施工单(柜子)的电气工程设计工作,从目前的运行情况看,效果还是不错的。这方面完成的情况比较好,基本上不再用手工出施工单。
    工程设计的工作,在4月份以后狠抓了一下,效果就出来了,同时工程设计工作的开展,为采购、限额发料提供了可靠的数据来源,减轻了下游管理工作的压力。同时在人员不变的情况下,虽然订单增加,设计人员仍能够从容不迫完成设计任务。
 
8、生产计划
    生产管理部从2005年09月就开始下达合同控制点计划,共下达了1016批投产计划,其中成套75批;元件939批。编制需求计划212批。编制采购计划1212批,计划采购金额2758.33万元。限额领料计划共作了979批。
    从目前的工作情况看,计划人员利用电脑排计划水平逐渐提高,对需求的分析也越来越准确,在计划的实施过程中,计划员王志鹏做了很多协调工作,也提出了很多好的想法,使工作在后期得到了很好的扭转,特提出表扬。
 
9、其他方面
    人力资源基础数据管理工作在第一阶段就基本已经完成,第二阶段主要是做一些补充和细化工作,秦经理在这方面工作细心、及时,为全厂ERP做好了基础铺垫工作。
    在固定资产管理上,台帐信息基本建立完毕,并且责任到部门和人员,但还存在一些环节上的漏洞。例如,固定资产的一些数据项没有进入系统,对固定资产的总值和折旧情况没办法分析。
    在ERP实施过程中,根据胡超经理的分部门突破,解决问题的原则,我们对各个部门进行了培训和流程规范,从后来的效果上看,胡经理的这种管理思路和实施方略是值得肯定的,对我们工作的推进和各部门对ERP的深入理解都起到了积极作用。
 
二、谈几点ERP实施中的问题
    一期工程第二阶段,经过了4个月的推行,从流程上达到了预期的目的,但我个人认为还停留在表面上,主要表现如下:
    1、仅仅满足于流程是否通畅,岗位之间的衔接上还存在不少问题,例如,合同的审核还不是很及时,款项的输入和分配也存在拖期情况)。
   2、业务人员发现管理工作异常的能力弱,目前各部门的管理人员仅仅把ERP看成是一种管理工作中不可缺少的环节,还缺少怎样利用ERP的数据进行管理分析和决策的能力,特别是从ERP的数据中发现管理异常的情况。
   3、解决好生产与推行ERP之间的矛盾。进入6月份之后,公司生产进入旺季,各部门工作都比较满。ERP核心小组要尽可能的减少部门人员的工作量。对这个问题,我们还是要从两个方面看:一方面,推行ERP要尽可能的不影响生产,例如我们原计划一期工程中在装配车间推行编制装配工艺路线和车间派工管理,现根据实际情况调整到二期工程,主要目的就是避开生产高峰;另一方面,如果ERP基础工作做的好的话,生产高峰期间,销售报价和工程设计工作就会比现在更容易一些,效率也高的多,临时才整理BOM进行排产的情况。
    还是希望各部门在生产的间隔期内,努力做好ERP的基础工作,包括人员的培训和操作,只有这样才有可能在生产旺季不繁忙、少出错。
 
三、谈几点管理制度落实及工作主动性上的问题
1、有制度不贯彻,执行不得力。例如,我们对采购送检、进货检验、入库、出库、打印出库单的这个流程,反反复复强调了几个月,就是不按照制度来执行,仍然存在材料发出没有单据的情况,造成成本数据的不准确。通过我们多次开会,这部分目前才有好转。
2、个别部门有畏难情绪。一件事情还没有干,就先提困难,强调人手不够,这不是一种正常的工作态度,希望公司领导要出面解决这些问题。
3、对问题的分析、业务的掌握没有耐心,不能静下心做事,老是就问题解决问题,对信息部的依赖性太强。
4、希望人力资源部门每周下去定期检查各部门的工作情况,写出检查结果,对违反制度者一定要及时给予纠正。
 
四、近期的几点事情要抓好
1、销售报价。从4月分销售报价试用以来,能够按照ERP的报价系统进行模拟报价,如果这项工作全面推动上去了,便于检查和分析ERP报价和手工报价的差异。同时对合同的盈亏也可进行客观分析;另外报价价格的完善再需要加一把劲。
2、对我们已经存在的数据,我们要从其中发现问题,提出问题,最终解决问题,这样ERP才能真正发挥效果。
 
五、程序功能的验收情况
     通过近半个月的程序测试,各部门不同程度都根据自己使用的程序功能提出了问题,问题大概分如下几点:
    1. 程序自身的问题:主要对于在使用过程中出现有异常的程序提出的问题,这部分已经基本上及时做了处理,保证了日常工作的顺利进行。
    2. 程序的完整性问题:对原来提出某些功能而实际没有提供的程序,已经对大部分进行了汇总和补充,对于有个别的程序还没有提供的,我们已经做了记录,回头马上补上。
    3. 综合分析功能的使用问题:这部分由于我们系统提供的综合查询和分析程序功能较多,大部分工作人员经常忙于处理业务,很少对这部分进行使用。这部分我们已经做过几次大的培训,可能还有一些零散的没有培训,这块一是我们新博网投平台人员在今后的新博网投平台过程中继续培训。另一块是信息部门要担起这个职责,自己先要清楚程序的使用功能,然后在根据各部门人员的时间和需要安排培训。
    4. 需要增加新功能的问题:有些部门提出了目前需要增加一些自己需要的新功能,这部分我们基本上已经满足了部门的需要(例如财务部的统计和设计变更、人事的分析,设备的人员变动等),如果在使用过程中还发现需要什么功能,可以提请信息部,我们适时进行统一处理。
 
六、一期工程和二期工程的目标调整
1、原属于二期工程的工作目标,根据实际情况调整到一期工程。
(1)综合查询与分析功能。
(2)紧急事务处理功能。
(3)待用人力资源功能。
 
2、原属于一期工程的目标,根据公司的实际情况调整到二期工程。
产品装配工艺路线及车间装配派工在的推广。调整的主要原因是由于厂内工艺路线制订工作量比较大,不可能在短期内完成。
3、一期工程的计划完成日期调整到6月底,比原计划退后2个月。
 
 
 
                                                     ERP项目核心工作组
                                             2006-6-30
 
 
 
 


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